Cara Buat Laporan Audit Internal SMK3 yang Tepat dan Efektif

Jasa Pembuatan CSMS – Setelah lelah seharian berkeliling pabrik melakukan Audit Internal SMK3 Dari Persiapan hingga Pelaporan , tugas seorang auditor belum selesai. Justru, tugas terberat baru dimulai Menulis Laporan.

Laporan Audit Internal adalah wajah dari seluruh proses audit. Manajemen puncak (Direktur) biasanya tidak ikut keliling lapangan. Mereka hanya membaca laporan Anda.

Jika laporan Anda membingungkan, ambigu, atau isinya hanya curhatan tanpa dasar hukum, maka rekomendasi perbaikan Anda tidak akan disetujui. Anggaran perbaikan tidak akan turun, dan audit dianggap buang-buang waktu.

Bagaimana cara menyusun laporan audit yang tajam, objektif, dan bunyi secara hukum? Simak panduannya berikut ini.

Prinsip Dasar, Laporan Harus Berbicara Fakta

Seorang Auditor Internal dilarang menggunakan perasaan. Laporan harus berbasis Bukti Objektif. Hindari kata-kata subjektif seperti Kantin terlihat jorok, Petugas gudang malas, atau K3 kurang diperhatikan . Ganti dengan fakta

• Ditemukan sisa makanan membusuk di saluran air kantin.
• Petugas gudang tidak mengisi kartu stok barang selama 3 hari.

Rumus Penulisan Temuan = PLOR

Agar temuan audit Anda diakui dan tidak bisa dibantah oleh auditee, gunakan rumus penulisan PLOR. Ini adalah standar yang biasa diajarkan dalam Training Auditor Internal.

P – Problem (Masalah)

Jelaskan apa ketidaksesuaiannya. Gunakan kalimat negatif yang jelas. Contoh: Tidak tersedia APAR.

L – Location (Lokasi)

Di mana masalah itu ditemukan? Harus spesifik agar mudah diperbaiki. Contoh: Di area Gudang Bahan Kimia Rak B3.

O – Objective Evidence (Bukti Objektif)

Apa buktinya? Nomor dokumen berapa? Siapa yang diwawancara? Foto yang mana? Contoh: Berdasarkan observasi visual dan wawancara dengan Bpk. Budi (Foreman Gudang).

R – Reference (Acuan)

Ini yang paling penting. Pasal berapa yang dilanggar? Jika tidak ada pasal yang dilanggar, itu bukan temuan, tapi hanya saran. Contoh: Tidak sesuai dengan PP 50 Tahun 2012 Elemen 6.7.4 tentang sarana proteksi kebakaran.

Contoh Perbandingan

Salah (Subjektif): Di gudang berantakan sekali kabelnya, bahaya kalau kesandung. (Auditee bisa membantah: Ah, ini rapi kok menurut saya ).

Benar (Metode PLOR): Ditemukan kabel listrik mesin gerinda tergeletak melintang di jalur pejalan kaki (Problem & Location).

Bukti foto terlampir no. 05 (Objective Evidence). Hal ini tidak sesuai dengan Standar PUIL 2011 dan PP 50/2012 elemen 6.5.2 tentang area kerja (Reference).

Mengelompokkan Kategori Temuan

Dalam laporan, Anda harus memilah bobot masalah. Tidak semua masalah itu kiamat . Biasanya dibagi menjadi

Mayor (Fatal): Kegagalan sistem. Contoh: Tidak punya Kebijakan K3, tidak pernah Rapat Tinjauan Manajemen, atau ada pelanggaran peraturan yang bisa menyebabkan kematian/pencabutan izin.

Minor (Ringan): Kesalahan administratif atau insidental yang tidak meruntuhkan sistem. Contoh: Satu APAR belum diperiksa bulanan, atau satu orang lupa tanda tangan absensi.

Saran Perbaikan (Observation): Belum melanggar pasal, tapi berpotensi masalah di masa depan.

Format Laporan, LKS (Laporan Ketidaksesuaian)

Output fisik dari audit internal biasanya berupa formulir yang disebut LKS (Laporan Ketidaksesuaian) atau NCR (Non-Conformance Report).

Satu lembar LKS biasanya berisi satu temuan. Dokumen ini harus ditandatangani oleh Auditor (Pencatat) dan Auditee (Pihak yang diaudit) sebagai tanda persetujuan bahwa masalah itu memang ada.

Tips Agar Laporan Didengar Manajemen

Tujuan akhir laporan adalah Perbaikan. Agar Direktur mau tanda tangan anggaran perbaikan, tipsnya

• Jangan cuma bilang Melanggar pasal . Tapi tambahkan Jika tidak diperbaiki, berpotensi denda Rp 100 juta atau kebakaran gudang.
• Jangan cuma menyalahkan. Berikan opsi solusi.
• Operator tidak pakai earplug.
• Maka sebaiknya, lakukan training ulang atau sediakan earplug yang lebih nyaman.
• Sertakan Satu foto berbicara seribu kata. Lampirkan foto kondisi Unsafe di laporan.

Laporan Audit Internal yang efektif adalah jembatan antara masalah di lapangan dengan keputusan di ruang rapat direksi. Laporan yang baik menggunakan data, fakta, dan referensi hukum yang kuat (Metode PLOR).

Jika laporan Anda berantakan, maka perbaikan K3 di perusahaan Anda akan macet, dan Anda akan kesulitan saat menghadapi audit eksternal nanti.

Tim Auditor Internal Anda masih kesulitan menyusun laporan yang standar? Seringkali temuan audit internal dianggap sepele karena laporannya tidak meyakinkan.

Kami menyediakan Jasa Konsultan Internal Auditor Jakarta yang siap memberikan solusi terbaik. Info lengkap, silahkan hubungi kami